Autor: Peter Kapusník, CEO LUMA Creative Vydané 4 min čítania
Napojenie e-shopu na sklad alebo ERP znamená, že produkty, ceny a stav skladu prichádzajú do e-shopu z vášho systému a objednávky idú späť bez prepisovania. Najdôležitejšie rozhodnutie nie je technické: pre každý údaj treba určiť, ktorý systém je zdrojom pravdy. Spôsob prepojenia potom závisí od toho, čo váš systém ponúka.
Kedy sa to oplatí
Signál poznáte ľahko. Niekto vo firme každý deň prepisuje objednávky z e-mailu do skladového programu. Ceny sa menia na dvoch miestach a občas sa rozídu. Zákazník si objedná tovar, ktorý už bol predaný v predajni.
Pri desiatich objednávkach týždenne to človek zvládne. Pri desiatkach denne sa chyby stanú pravidlom a čas na prepisovanie chýba inde. Vtedy je napojenie lacnejšie ako ďalší človek pri klávesnici.
Druhý dôvod je zákazník. Keď e-shop ukazuje skutočný stav skladu a skutočnú dobu dodania, zákazník vie, na čom je, a vy riešite menej telefonátov typu „kedy to príde“.
Ktoré dáta kam tečú
Každé prepojenie sa dá opísať niekoľkými tokmi. Nie každý projekt potrebuje všetky, a práve to rozhoduje o rozsahu.
- Kmeňové dáta produktov: kódy, názvy, parametre, kategórie. Zvyčajne z ERP do e-shopu.
- Ceny a cenníky, pri B2B aj individuálne ceny odberateľov.
- Stav skladu, ideálne po skladoch alebo predajniach.
- Objednávky: z e-shopu do ERP, so zákazníkom, dopravou a platbou.
- Stav objednávky a faktúra: z ERP späť do e-shopu, aby ich zákazník videl pri objednávke.
Zdroj pravdy
Pre každý údaj musí byť jasné, kde vzniká a kde sa mení. Ak sú ceny v ERP, v e-shope sa ručne neupravujú. Ak sú popisy produktov a fotky v e-shope, ERP ich neprepisuje. Keď sa to nedohodne vopred, dva systémy si budú navzájom prepisovať zmeny a nikto nebude vedieť, ktorá verzia platí.
Toto rozhodnutie robíme spolu na začiatku projektu, údaj po údaji. Je to najlacnejšia hodina celej integrácie a ušetrí najviac problémov.
Ako sa systémy prepájajú
Spôsob závisí od toho, čo váš systém vie. Moderné ERP majú API, cez ktoré si e-shop dáta vyžiada alebo ich pošle hneď. Iné systémy si vymieňajú súbory, napríklad XML alebo CSV, v pravidelných intervaloch. Obe cesty fungujú. Rozdiel je v tom, ako rýchlo sa zmena prejaví.
Pri bežnom e-shope vystačí, keď sa stav skladu obnovuje v krátkych intervaloch a objednávky odchádzajú hneď. Pri tovare, ktorý sa predáva na viacerých miestach naraz, je dôležitejšia rýchlosť skladu, aby sa posledný kus nepredal dvakrát.
Na Slovensku sa často stretávame s Pohodou a Krosom. Napojiť sa na ne vieme, rovnako ako na skladový systém alebo feed od dodávateľa, ktorý ťahá stav skladu, ceny aj obrázky. Ktorý spôsob použijeme, závisí od verzie a licencie, ktorú máte.
SAP
SAP nie je jeden produkt. Pod rovnakým menom sú systémy pre malé firmy aj pre korporácie a každý sa napája inak. Preto prvá otázka pri SAP znie, aký presne máte a kto vám ho spravuje.
Prvé napojenie Vera ⇄ SAP dnes pripravujeme pre klienta. Návrh počíta s prenosom kmeňových dát, objednávok a faktúr. Pri takomto projekte vždy spolupracujeme s vaším SAP partnerom, lebo prístupy, rozhrania a pravidlá na strane SAP sú v jeho rukách.
Technicky musí prepojenie zvládnuť aj chvíle, keď ERP nie je dostupné. Objednávka sa nesmie stratiť ani zapísať dvakrát. S tým počítame od návrhu, nie až pri prvom výpadku.
Čo si pripraviť
Ak napojenie zvažujete, pomôžu tieto informácie. Netreba ich mať všetky hneď, ale čím viac ich je, tým presnejšia bude ponuka:
- Názov a verzia ERP alebo skladového systému a kto ho u vás spravuje.
- Či má systém API alebo export a import súborov, a kto k nim vie dať prístup.
- Rádový počet produktov a objednávok za deň.
- Ktoré údaje majú tiecť ktorým smerom.
- Či predávate aj inde, napríklad v predajni alebo na trhoviskách.
Prvý krok
Prejdem s vami možnosti a poviem, čo by napojenie obnášalo. Integrácia je často najväčšia časť projektu, preto ju v ponuke uvádzam samostatne, ako píšem v článku od čoho závisí cena. Ak plánujete predávať aj na trhoviskách, prečítajte si aj článok o Prizme a trhoviskách. Kontakt je tu.
